Stappenplan verduurzamen VvE

Verduurzaming staat op de agenda van de VvE. Het is slim om eerst te kijken naar wat bewoners belangrijk vinden. Breng ook in beeld hoe het gebouw en de VvE ervoor staat. Zo ontstaat een duidelijk vertrekpunt en wordt het makkelijker om samen goede keuzes te maken.

Acties

1. Praat met (mede)bewoners. Wat ervaren zij in hun woning? Denk aan comfort, vocht, tocht of (hoge) energiekosten. Dit helpt om samen doelen te bepalen. 
1. Tip: Betrek óók kritisch leden. Juist hun input is waardevol in dit stadium.
2. Vraag wie wil meedenken. Denk aan het bestuur, een technische commissie of een aparte verduurzamingscommissie.
3. Betrek de VvE-beheerder. Vraag naar ervaringen met verduurzaming en of er al contact is met een adviesbureau.
4. Breng de huidige situatie in beeld. Om goede keuzes te kunnen maken, moet je de juiste informatie hebben. Kijk onder andere naar:
1. Financiën: Hoe staat het reservefonds ervoor? Zijn er spaardoelen?
2. Onderhoud: Wat staat er in het meerjarenonderhoudsplan (MJOP)? Tip: actueel het MJP om onderhoud en verduurzaming slim te combineren.
3. Eigendom: Wie zijn er eigenaar? Hoeveel bewoners en/of verhuurders?
4. Organisatie: Welke verzekeringen zijn er? Wie doet het beheer? Hoe is de opkomst bij de ALV?
5. Juridisch: Zegt het reglement iets over renovatie en besluitvorming? Welke delen zijn privé en welke gemeenschappelijk ?Check beleid in jouw wijk. Is er bijvoorbeeld een transitievisie warmte of een wijkuitvoeringsplan? Zo weet je welke warmteoplossingen mogelijk zijn.

Tips

• Gratis QuickScan van het Nationaal Warmtefonds. De scan geeft inzicht in financieringsmogelijkheden. Kijk op www.warmtefonds.nl/vve.
• Informeer bij leden. Doe een enquête onder de leden en vraag naar het energieverbruik, wensen en klachten. Soms kan een adviesbureau dit ook doen. 

Resultaat

Na deze stap zijn de wensen van bewoners duidelijk, is bekend wie actief wil bijdragen en is er goed inzicht in de situatie van de VvE. Een sterke basis om samen verder te werken aan verduurzaming.

Nu de wensen van bewoners duidelijk zijn, is het tijd om te kijken naar de technische kant. Met een energieadvies wordt onderzocht hoe het gebouw ervoor staat en welke energiebesparende maatregelen mogelijk zijn.

Acties

1. Laat een onafhankelijk energieadvies opstellen volgens BRL 9500-02 certificering.
1. Tip: Kies een adviesbureau met ervaring in VvE-trajecten. Vraag of het bureau ook kan helpen bij het toelichten van het advies aan bewoners en eventueel procesbegeleiding kan verzorgen. Dit is vooral aan te raden bij complexere verduurzamingsprojecten. 
2. Zorg dat het advies aansluit op het MJOP, zodat onderhoud en verduurzaming gecombineerd kunnen worden. Ook kan er zo een vertaling naar maandlasten worden gemaakt.

• SVVE: subsidie voor verduurzamingsmaatregelen. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) geeft subsidie voor het opstellen van een energieadvies. Je kunt deze subsidie maar één keer aanvragen. Wacht daarom tot duidelijk is of er ook procesbegeleiding of aanvullende onderzoeken nodig zijn. Dan kunnen de volledige kosten ingediend worden. www.rvo.nl/svve 
• VvE-lening. Veel VvE’s maken gebruik van een lening via het Nationaal Warmtefonds. Voorwaarde hierbij is een BRL 9500-02 energieadvies.

Het energieadvies ligt klaar. Nu is het tijd om de VvE-leden te informeren en samen een keuze te maken voor een verbeterpakket. Het is belangrijk om bewoners goed te betrekken om met elkaar een goede, breed gedragen keuze te maken.

Acties

1. Bespreek het advies met het bestuur of bijvoorbeeld de verduurzamingscommissie.
2. Organiseer een informatiebijeenkomst voor alle VVE-leden. Zorg dat iedereen goed begrijpt waar het over gaat. Welke energiebesparende maatregelen zijn er mogelijk? Tip: 
1. Tip: Geef informatie op woningniveau. Welke voordelen gaan bewoners ervaren? En wat betekent het voor de VvE-bijdrage?
2. Tip: Vraag of het adviesbureau tijdens de bijeenkomst kan ondersteunen, bijvoorbeeld door een deel van de presentatie te verzorgen
3. Besluit over vervolg. Organiseer een algemene ledenvergadering (ALV). De leden besluiten welk verbeterpakket zij verder willen laten onderzoeken. Deze onderzoeken en eventuele begeleiding kost geld. Vraag daarom ook om toestemming (mandaat) voor het maken van kosten. Let op: het is belangrijk om te benadrukken dat het besluit alleen gaat over aanvullend onderzoek, nog niet over het uitvoeren van de maatregelen.

• SVVE: subsidie voor verduurzamingsmaatregelen. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) geeft subsidie voor aanvullende onderzoeken en procesbegeleiding. Deze subsidie kan ook gebruikt worden voor een energieadvies (zie stap 2).

In deze fase worden technische onderzoeken gedaan. Een adviesbureau kan helpen met advies en begeleiding. Zo wordt duidelijk of het gekozen pakket haalbaar is en waar extra aandacht nodig is.

Acties

1. Technisch onderzoek. Een adviesbureau kan hierbij adviseren en begeleiden. Afhankelijk van het verduurzamingspakket, kan worden gekozen voor:
1. Ecologisch onderzoek – De QuickScan Wet natuurbescherming laat zien of er beschermde planten of dieren aanwezig zijn.
2. Asbestinventarisatie – Verplicht bij oudere gebouwen als er mogelijk asbest aanwezig is.
3. Technisch onderzoek – Kijk naar de staat van de gevel, het dak en de mogelijkheden voor ventilatie.
2. Organiseer een informatiebijeenkomst om de resultaten te presenteren. 
1. Tip: Maak visualisaties. Sommige energiebesparende maatregelen, zoals gevelisolatie of nieuwe kozijnen, kunnen het aanzicht van het gebouw erg verbeteren. Laat een adviesbureau of architect kan visualisaties maken van de maatregelen. Dit helpt bewoners om een beeld te vormen. 
2. Tip: Vraag of het adviesbureau tijdens de bijeenkomst kan ondersteunen.
3. Besluit over vervolg. Organiseer een algemene ledenvergadering (ALV). De leden besluiten of zij offertes willen gaan aanvragen. Hier is vaak een extern adviesbureau bij betrokken. Er zijn dan ook kosten verbonden. Vraag daarom opnieuw om toestemming (mandaat) voor deze stap en bijbehorende kosten.

Financiering

1. SVVE: subsidie voor verduurzamingsmaatregelen. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) geeft subsidie voor aanvullende onderzoeken en procesbegeleiding. Deze subsidie kan ook gebruikt worden voor een energieadvies (zie stap 2 en 3).

Resultaat

De technische haalbaarheid is onderzocht en besproken. Nu besluit de VvE of zij doorgaat met het aanvragen van offertes.

In deze fase vraagt de VvE offertes aan. Op basis van de plannen en onderzoeken wordt een Programma van Eisen gemaakt. Een adviesbureau kan helpen bij de aanvraag en vergelijking. Zo wordt een geschikte aannemer gekozen.

Acties

1. Programma van Eisen (PvE) opstellen. Doe dit op basis van de gewenste maatregelen en onderzoeksresultaten. Denk naast de prijs ook aan andere aspecten, zoals ervaring aannemer met vergelijkbare projecten. Hierbij kan een adviesbureau ondersteunen. 
2. Offertes aanvragen. Vraag offertes aan bij meerdere aannemers. Vergelijk de offertes en stel een gunningsadvies op.
1. Tip: Je kunt er als VvE ook voor kiezen om de plannen samen met een aannemer uit te werken. Dit wordt ook wel een bouwteam genoemd. De aannemer kan zo meedenken over de uitvoering. Afspraken over de samenwerking worden vastgelegd in een bouwteamovereenkomst.
3. Presenteer het gunningsadvies aan de leden tijdens een ALV en kies een voorkeursaannemer. De leden stemmen of zij het advies overnemen.

In deze fase neemt de VvE een definitief besluit. Een adviesbureau kan helpen bij de voorbereiding. Betrek ook de VvE-beheerder, want het besluit heeft gevolgen voor de begroting en er moet een vergadering worden gepland.

Acties

1. Plan een ALV. Bereid de besluitvorming voor met hulp van een adviesbureau en de VvE-beheerder. Leg de volgende besluiten voor:
1. Keuze voor werkzaamheden, aannemer(s) en offerte(s)
2. Projectbegroting en eventuele VvE-lening
3. Aanvraag van subsidies en eventuele VvE-lening
4. Aanpassing van de VvE-bijdrage en/of eenmalige extra bijdrage

Tips

• Documenten Nationaal Warmtefonds. Het Nationaal Warmtefonds stelt eisen aan hoe de besluitvorming wordt voorbereid. Zij hebben hiervoor standaard documenten. Uw contactpersoon bij het Warmtefonds kan helpen bij de voorbereiding.
• Bezwaartermijn van 30 dagen. Houd rekening met de wettelijke bezwaartermijn van 30 dagen na het besluit. Hierna kan de offerte voor geldlening en de akte van geldlening ondertekend worden.

Resultaat

De besluitvorming is afgerond. Het depot voor de lening is geopend en de aannemer kan nu officieel de opdracht krijgen.

De gekozen maatregelen worden uitgevoerd. Het is belangrijk om vóór, tijdens en na de werkzaamheden goed op te letten. Zo verloopt alles soepel.

Acties

Voor uitvoering

1. Wijs een contactpersoon aan voor bewoners met vragen of klachten.
2. .Maak een planning met de aannemer en deel deze met bewoners. Houd hen ook op de hoogte bij wijzigingen.
3. Vraag een veiligheidsplan aan de aannemer. Dit is verplicht volgens de Arbowet.
4. Controleer de verzekeringen van de VvE. Denk aan opstal, aansprakelijkheid en bestuur.

Tijdens werkzaamheden

1. Schakel bouwbegeleiding in. Een bouwkundige kan de werkzaamheden tussentijds en na afronding inspecteren.

Na oplevering

1. Controleer garanties en aansprakelijkheid. In het contract staat hoe lang de uitvoerder verantwoordelijk is voor (verborgen) gebreken.
2. Laat de herbouwwaarde taxeren. Door de verduurzaming is het gebouw vaak meer waard. Pas de opstalverzekering hierop aan.
3. Overweeg nieuwe energielabels. De woningen zijn nu energiezuiniger geworden. Overweeg om de energielabels opnieuw vast te laten stellen. Door dit als VvE in te kopen zijn alle eigenaren goedkoper uit. 

Resultaat

De werkzaamheden zijn afgerond. Het gebouw is nu energiezuiniger gemaakt.